Identificar cuellos de botella en tu empresa

Hoy te quiero hablar de los cuellos de botella en tu empresa, aquellos problemas que tenemos que identificar y solucionar lo antes posible. La razón para abordar estos retos lo antes posible es muy simple, estos problemas son los que mas recursos nos están costando, los que mas tiempo o dinero se llevan por delante.

Si los identificamos y solucionamos lo más rápido posible vamos a poder liberar recursos que vamos a poder utilizar en otros departamentos de la empresa. Además el solucionar estas cuestiones nos va a quitar un poco de la presión que ahora mismo notas, de la urgencia que sientes de que las cosas no funcionan como quieres.

cuellos de botella en tu empresa

¿Cómo identificar estos cuellos de botella?

Te doy un par de pasos o pistas para que te puedas poner tu misma a ello cuanto antes.

TIEMPO

Coge papel y boli o tu ordenador y haz una lista de todas las cosas que has hecho en tu empresa entre ayer y hoy. Y cuanto tiempo has dedicado a cada una de ellas. Cuando termines te vas a dar cuenta de qué cuestiones son las que te han llevado mas tiempo.

Piensa ahora en todo el mes, cuáles son las cuestiones que mas tiempo te llevan: puede ser la contabilidad, las redes sociales, las reuniones con tu equipo, el mantenimiento de la web, las reuniones con proveedores… Cuáles de estas tareas se repiten cíclicamente, una y otra vez y necesitan de tu constante atención, a veces durante días y días! Piensa no solo en las tareas que realizas tu, sino también en las tareas que realiza tu equipo, hay algo que les lleve muchísimo tiempo hacer o que sea una labor constante?

Haz una lista corta de las 3-5 cosas que ves que mas tiempo están consumiendo en tu organización.

cuellos de botella en tu empresa

DINERO

Si tienes tus cuentas y finanzas en orden sabes exactamente en cada momento cual es la posición financiera de tu empresa, lo que entra, lo que sale. Tienes reservas para pagar el IVA e impuestos, tienes reservas para pagar salarios (también el tuyo) y hay ahorros para imprevistos, o para reinvertir en la empresa. (si no es así sería buen momento de empezar con el control financiero, pero de esto hablaremos mas adelante o si te preocupa mucho me contactas).

Al tener todo bajo control sabes también donde están los capítulos que se están llevando mayor parte de los recursos financieros. Selecciona las mayores partidas y échales un vistazo una a una. Anótalas de mayor a menor.

CONFLICTOS, DESACUERDOS Y FALTA DE MOTIVACIÓN

Si hay algo en tu organización que genera conflictos, desacuerdos o te produce una pereza infinita quiero que lo anotes también. Estas emociones son signos claros de que algo no está funcionando bien en la empresa. Te cuestan muchísima energía a ti y a tu equipo y quiero que las eliminemos lo antes posible.

VALORAMOS

En el caso de las partidas que te están costando mucho dinero:

Valora continuamente si son cuestiones que te merece la pena conservar, si son por ejemplo servicios que te interesa seguir teniendo o si existe otra manera de hacer las cosas que te pueda permitir ahorrar en costes. Mira todo bajo la lupa, también los servicios de profesionales que tienes contratados desde hace mucho tiempo. Si, esos que ya son casi como de la familia también!

Están haciendo una labor adecuada?

Están obteniendo para ti los resultados que quieres?

Hay otras soluciones/agencias/personas mas adecuadas, que te puedan dar mejor resultado a un precio mas ajustado?

Puedo cancelar un préstamo que tengo de manera mas rápida para pagar menos intereses?

Puedo encontrar una herramienta o software mejor que la que tengo y que me cueste menos o lo mismo?

Las empresas más “sanas” son aquellas que constantemente están intentando recortar costes y que valoran cada mes las distintas partidas de gastos para ver si todavía son válidas o no.

En cuanto al recurso TIEMPO, observa esos procesos tuyos o de tu equipo. Y pregúntate:

Por qué nos cuesta tanto tiempo hacer esto?

Hay formas mas lógicas o eficientes de hacerlo?

Anota posibles soluciones que se te ocurran a ti sola o con ayuda de tu equipo. Siempre es buena idea el realizar estos procesos con las personas que están implicadas directamente. No solo se os van a ocurrir mas ideas útiles, ademas es lógico involucrar en los cambios desde el principio a las personas interesadas.

Los cambios para que puedan tener éxito deben ser aceptados por toda la organización, no deben ser impuestos.

Para las cuestiones que crean conflicto etc exactamente lo mismo:

Analiza porqué se dan esos conflictos

Habla con todas las partes, dedícale atención a estas cuestiones y recoge información

Seguro que en poco tiempo tienes una idea muy clara de qué está pasando.

PASA A LA ACCIÓN!

Saber donde está el problema es la primera parte y quizás la mas importante para poder resolverlo. No te quedes ahí, realiza todos los cambios que sean necesarios y apóyate en tu equipo para ponerlos en marcha.

Si le ponéis ganas y tiempo estoy segura de que podéis lograr cambios importantes. Una empresa que trabaja mejor, mas eficiente, con menos costes y lastres, con mas energía positiva.

Imagina todo lo que puedes hacer ahora con los costes, tiempo y energía ahorrados

Si realizar este proceso se te hace muy cuesta arriba y quieres ayuda para identificar estos problemas y solucionarlos déjame un comentario con la palabra: CRECER y te contacto.

Un abrazo!

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