Cómo preparar una feria para obtener resultados

Cómo preparar una feria para tener resultados positivos

Se acerca el momento de asistir con tu empresa, con tu marca, a ferias nacionales e internacionales. Es un momento muy importante para ti, en el que sientes que te juegas mucho. En este artículo hablamos de cómo preparar una feria.

Asistir a una feria supone una inversión enorme y puede ser decisiva en el futuro de tu empresa.

Playtime Shangai feria infantil
Imágen de este año de la feria Playtime Shangai

Es una especie de examen. El momento en el que el mundo va a poder apreciar tus nuevas propuestas. El sector, las tiendas, la prensa te van a transmitir con hechos o con palabras sus opiniones sobre tu producto. (Subrayo, sobre tu producto, no sobre ti, ni sobre tu valía como persona, ni como empresario).

Para muchos el estrés, el nerviosismo del momento es grande y hace que preparar esta asistencia a ferias sea aun mas compleja. Es por esto, porque veo que en muchas ocasiones nos fijamos en un par de aspectos pero descuidamos otros, que he decidido escribir este artículo para poder ayudaros.

1. Proceso de decisión para preparar una feria

El proceso de toma de decision de acudir si o no a una feria es algo en lo que me quiero detener un momento.

Por qué vamos a invertir en una feria: Objetivos

Este es uno de los puntos que sorprendentemente mas olvidamos cuando consideramos ir a una feria. ¡Y lo se porque yo también he estado ahí! ¿Por qué vamos a ir a una feria?

  • ¿Cuáles son nuestros objetivos?
  • ¿ Qué es lo que esperamos conseguir yendo a la feria?
  • ¿Qué resultados medibles podemos establecer?
  • ¿Cuando consideraremos que nuestra feria ha sido un éxito?
  • ¿Podemos conseguir estos mismos objetivos de otra manera mas eficiente, mas barata?

En general cuando preguntamos a las empresas cuales son sus objetivos a la hora de acudir a una feria suelen contestar invariablemente lo mismo:

  • Hemos venido para darnos a conocer.
  • Para establecer nuevos contactos.
  • Hemos venido para aumentar las ventas.
  • Estamos aquí porque nuestros competidores están.
  • Hemos decidido hacer el esfuerzo a ver qué tal se nos da.
  • No podíamos no venir, hay que dar señales al mercado de que seguimos existiendo…

Por supuesto son todas razones totalmente válidas. Pero si pensamos en la inversión de por ejemplo 10.000 a 100.000 euros. ¿No suena un tanto descabellado?

Vamos a solucionar este tema.

¿Qué objetivos podemos medir?

  • Contactos realizados: uno de los objetivos clave de una feria es realizar nuevos contactos. Esto es fácil de medir, nada complicado pero hay que medirlo. (Hay contactos especiales que valen por 10, considéralo!)
    • Puedes escribir el nombre y el email de cada nuevo contacto en tu cuaderno.
    • O ir recogiendo tarjetas de visita.
    • Pero te aconsejo que utilices sistemas un poco mas actuales. Te van a ahorrar tiempo, te van a dar una imagen mas profesional y vas a recoger datos de una manera eficaz y ordenada. Estos datos te van a permitir realizar muchas mas acciones después de la feria en menos tiempo. Por eso te propongo que construyas una página en tu web dedicada a la asistencia a la feria. Esta página debe tener un formulario de registro. La mejor forma de hacerlo es con tu servicio de Newsletter. Si se te plantean dudas puedes contactarme aquí.
  • Nuevos clientes conseguidos: Esta es una métrica fácil y que a casi nadie se le escapa verdad? Pero hay que medirlo!
  • Aumento de tráfico en nuestra web: Casi todos tenéis Google Analytics instalado en vuestras páginas web. Podéis ver las variaciones en el tiempo. (Esto se puede hacer mucho mas sofisticadamente, pero no quiero liaros ahora).
  • Variaciones en redes sociales: Mira tus estadísticas, observas que la feria ha originado mas interacciones, mas visitas, mas me gusta, mas seguidores?
  • Coste por contacto: Es sencillo, simplemente los costes de la feria divididos por el número de contactos realizados. Este es un dato importante para valorar en un futuro si realmente merece la pena acudir a esa feria en concreto o qué podemos hacer para aumentar el número de contactos o para abaratar costes.

Cuando preparar una feria: Observa el momento en el que se encuentra tu empresa

Es este otro punto fundamental a considerar. Y lo comento porque a veces en el fragor de la batalla perdemos un poco la perspectiva.

Una empresa debe presentarse con sus productos o servicios en una feria cuando se encuentra en un momento fuerte o en un momento en el que tiene algo nuevo que mostrar. Acudir a una feria es la culminación de un ciclo positivo que puede dar origen a otro.

Hay veces en los que la empresa está pasando por dificultades, las ventas han caído e instintivamente buscamos una solución rápida para esta situación. En estos casos podemos ver este momento como una señal para hacer una gran inversión. Acudiendo a una feria pensamos que vamos a resolver el problema!

Si la empresa está dando signos de desaceleración y no sabemos a qué son debidos, no debemos realizar inversiones fuertes hasta que no sepamos cuales son los motivos.

Solo entonces podemos decidir cual es la mejor solución. Podemos llegar a la conclusión de que la feria es lo mejor. Pero también (muy probablemente) puede ser que los datos nos indiquen que tenemos que invertir el dinero en otros departamentos de la empresa.

Cuanto me va a costar: ¿a cuanto asciende la inversión a realizar?

Estudia bien cual es el coste de asistir a las distintas ferias de tu sector.

Mide bien cuanto puedes invertir. Realiza un presupuesto completo. E intenta no desviarte.

Una inversión nunca debe tener una proporción tal que haga peligrar el futuro de la empresa. Piensa que tu negocio tiene que seguir invirtiendo y creciendo también después de esa feria, que ahora te parece lo mas importante del mundo.

¿Puede sobrevivir mi empresa, sin problemas, en caso de que la feria no vaya bien?

Tu presupuesto debe incluir todas las partidas directas necesarias para preparar una feria y también las indirectas:

  • Costes del stand.
  • Costes de personalización del stand.
  • Costes de transporte de productos y del personal.
  • Dietas.
  • Publicidad propia y costes extra a pagar a la feria.
  • Obsequios para visitantes.
  • Materiales.
  • Alojamiento…
  • Incluye también otros costes extras en los que incurres por ir a la feria: tienes que contratar a alguien que se ocupe de tus hijos mientras estás fuera, etc.

Utilizad por ejemplo una hoja de Excel para realizar este ejercicio. Seguramente tenéis ya un sistema para vuestra empresa? Y si no podéis usar esta plantilla de SmartSheet.

Plantilla de excel para preparar una feria en condiciones
Sencilla hoja de Excel para preparar el presupuesto de la feria

2. Cómo preparar una feria para tener éxito. Paso a Paso.

Inscripción para asistir a la feria

Ya has decidido que vas a ir a una feria determinada. Ahora tienes que inscribirte. Si ya has asistido con anterioridad seguramente te darán el visto bueno. Si eres una marca nueva tienes que ser aceptado.

La mejor imagen posible

Asegúrate de que tu página web y todas las plataformas online que utiliza tu empresa estén en perfecto estado de revista.

Si no lo están, haz los ajustes necesarios antes de enviar tu solicitud. O busca a alguien que te pueda ayudar a realizar los cambios.

Piensa que lo único primero en lo que se van a fijar los organizadores de la feria es en si tu marca es una adquisición positiva para ellos. No les dejes márgenes para la duda.

Empieza la promoción

Si, ya se que parece prematuro, pero no. Si vamos a hacer un desembolso importante para presentar nuestra empresa en la feria hay que sacarle el máximo rendimiento.

Comunica ya en tu blog y en redes sociales que vas a estar presente. Utiliza siempre los hashtags # oficiales de la feria en cuanto los veas (sigue de cerca a los organizadores) para conseguir mas visibilidad. Aquí abajo, te cuento mas sobre los esfuerzos de marketing para preparar una feria.

Este tema por supuesto tiene que ver con una estrategia de marketing y de contenidos que supongo que tienes clara. Si no la tienes me puedes contactar.

Pensando bien las opciones, especialmente la ubicación.

Si acudes a una feria por primera vez sentirás, a menudo, que no tienes gran cosa que decir acerca de las condiciones de tu participación. Se te presentan una serie de opciones estándar y tienes que elegir. Midiendo muy bien los metros y el dinero que vas a invertir.

Si ya eres un habitual tienes unos «derechos adquiridos», no es que esto esté escrito en ninguna parte pero es como funciona este mundo. Si además «juegas en casa», es decir la feria es nacional, seguramente tengas mas facilidades para manejar esta y otras fases de la feria.

Explicando como elegir la ubicación de tu stand en la feria
La ubicación de tu stand es fundamental, a veces merece la pena pagar un poco mas para lograr un buen lugar de paso.

Observa muy bien cual es la ubicación de tu espacio. En general y si es posible evita aquellas ubicaciones que no sean zonas de paso. Es decir, ves en el plano una zona pequeña que no tiene salida hacia la siguiente, pasa palabra! Es como una calle sin salida. Sólo irán aquellos que ya tenían pensado ir a verte y los que se pierdan… A no ser que tengas marcas muy populares alrededor.

Logística para preparar una feria

Ya has sido aceptado, tienes tu stand marcado en color en el plano y entonces empieza la fase que yo llamo de la locura logística. Es el momento de ver cómo vamos a ir, quiénes van a ir, cuantos días, y cuanto va a costar todo (no olvides ajustar tu presupuesto con los costes reales del viaje y transporte de mercancías, etc).

Este suele ser un tema que sabéis resolver todos bien así que no voy a entrar en detalles.

Considerad siempre el no ir solos a una feria. El apoyo de otra persona es fundamental moralmente y por cuestiones prácticas.

El stand y la presentación

Muchas veces nos vemos con las manos atadas para hacer una presentación que nos diferencie. Por dos motivos, exigencias de la organización y presupuesto. Y sin embargo es un tema de gran importancia!

No nos queda otra que echar mano de la creatividad, el sentido común y sobre todo la capacidad de ponernos en el lado del espectador.

Ideas:

  • Recoge en Instagram, Pinterest, etc. fotos de ferias populares, de stands, de presentaciones, guarda aquellas ideas que te han llamado visualmente la atención.
  • Intenta introducir algún elemento que te diferencie, que hable de quien eres, de tu esencia. (Tienes la esencia de tu empresa clara!?)
  • Es mejor calidad que cantidad. No intentes enseñar todo si el stand es pequeño. Elige!
  • Muestra productos exentos, que se puedan ver en 3D. Por ejemplo: Un stand de una marca de moda, con prendas colgadas en percheros apretadas una detrás de otra no llama la atención del espectador. No es un stand, es una tienda. Y el espectador ha ido a que se le inspire y se le sorprenda, a que se le cuente otra historia.
  • ¿Puedes pintar o empapelar los muros de otro color? usar algún elemento en suspensión? ¿añadir volumen o textura a algún elemento? Olor? se que es mas complejo pero hay marcas que se diferencian por su fragancia (Scotch and Soda). Piensa que compites con otros cientos de empresas y que casi todas habéis contratado los mismos muros, suelos, mobiliario.

Obsequio para visitantes

Lo dejo a vuestra elección y hago un par de reflexiones:

  • Decide qué vais a dar.
  • Decide a quien si y a quien no y basado en qué criterio.
  • No regales catálogos caros a todo el que pasa, no merece la pena a no ser que sea un cliente que estéis seguros va a pedir algo. Es un coste enorme y para el espectador es una lata pasear con algo pesado. Otra cuestión es si alguien te lo pide.
  • Piensa en algo ligero, que tenga vida útil y que recuerde a la marca y tenga algún dato de contacto.
  • Si nos dais alguna chuchería para comer también lo agradecemos porque el catering siempre suele ser así así y los días son largos y agotadores en la feria. ; )
  • No hay mejor regalo que vuestra sonrisa, vuestra ilusión, vuestras ganas y atención. Para mi, si queréis que no os olvide, no tenéis que hacer nada mas que darme 5 minutos de atención sincera y me tenéis en el bote. Inolvidable, garantizado.

Cómo promocionar tu asistencia a una feria

Como te comentaba al principio de este artículo la promoción es parte importante del éxito de una feria. Un paso esencial a la hora de preparar una feria como es debido. Es algo que debe estar planeado, ser parte de tu plan de marketing.

Antes de la feria

La promoción debe empezar como un esfuerzo al principio, desde que tienes conocimiento de que vas a asistir a una feria. Y este esfuerzo debe ser sostenido hasta después de terminada.

Qué cosas te sugiero que hagas?

  • Escoge tu imágen para la feria y envíala a los organizadores para que la pongan en su página web. Se que este es un servicio que normalmente se paga aparte pero creo que merece la pena. En todo caso por favor incluir esta medición en vuestros objetivos. Después de la feria mide cuantos visitantes han llegado a tu web desde la web de la feria. Los costes totales de ese paquete de promoción dividido por el número de visitantes te da una idea de si ha merecido la pena.
  • Utiliza esta imágen de forma consecuente en tus comunicaciones.
  • Realiza una página especial en tu web o una sección dedicada a la feria, con tu formulario de contacto conectado a tu servicio de newsletter.
  • Escribe un post sobre tu asistencia a la feria, pero no uno cualquiera si no una pieza que esté optimizada para SEO y te sirva al mismo tiempo como nota de prensa.
  • Diseña y escribe una newsletter para tus contactos profesionales si puede ser segmentados en: prensa, tiendas, grandes almacenes, etc
  • Sueña y atrévete! Este punto es esencial a la hora de preparar una feria de éxito. Tu conoces tu empresa como nadie, conoces el mercado y seguro sueñas con ver tus productos en una tienda determinada. O tus servicios alabados en un medio específico. Sabes que tu producto podría gustar, encajar en esos grandes almacenes. Haz una lista con esos sueños e intenta que se hagan realidad. Busca cuales son las personas de contacto y realiza una invitación personal para ellos. Invítales a pasar a verte y conocer tu marca. Se genuino, directo, habla de porqué piensas que podéis trabajar juntos. Puede que no funcione? Pero y si funciona!

Durante la feria

Observa siempre tu presentación desde fuera. Tal y como lo haría un espectador. Pasea por la feria, observa y luego ve a tu stand. Qué puedes variar para hacerte mas visible? o mas acogedor?

el lenguaje corporal durante una feria

No crees barreras físicas o visuales entre ti y el visitante. Se amable, accesible, no te sientes detrás de una mesa a leer un libro. Ya leerás en el verano. Si la cantidad de visitantes es escasa sal de tu stand y saluda, invita a entrar. Reparte tu tarjeta, caramelos, sonrisas y buena educación.

Se siempre consciente de tu lenguaje corporal.

Se que es una prueba de fuego y que te sientes muy vulnerable. Pero si el visitante lee que los ánimos te están fallando, que tu mismo no crees en el éxito de tu producto, huirá. Este lenguaje corporal de desanimo se puede leer a muchos mas metros de distancia de lo que tu crees!

Cuando entramos a un recinto ferial podemos leer quien está confiado en si mismo y quien no a la distancia. Instintivamente evitamos entrar en los stands con esa carga negativa. Nos hacen sentir mal, sentimos una especie de incomodidad similar a la que uno siente dentro de un ascensor con gente. Sin pensarlo pasamos de largo.

Interésate genuinamente por las personas. Obtén información de los visitantes que entran en el stand. Pregúntales sobre ellos mismos. Sobre sus intereses, qué están buscando, qué problemas afrontan en su lado del negocio. Y sobre todo piensa: como puedes tú ayudarles.

Haz fotos, videos, entrevistas, encuestas, recoge material para los meses siguientes e información relevante

Saca provecho al máximo de tu presencia en la feria. Conviértete en fotógrafo en los ratos de menor afluencia. Todas esas fotos, seleccionadas, pueden darte material para tus campañas de marketing actuales y posteriores.

Conviértete en periodista, hay alguna marca a la que admires? intenta realizar una cita con ellos. Haz entrevistas a gente interesante o visitantes que pasen. Realiza videos, ya tendrás tiempo de editarlos luego. Invita a un par de bloggers con los que tengas confianza a tomar algo durante una pausa y charlar…

Sigue compartiendo en redes sociales cada día varias veces en distintos formatos, cuéntales como te va, cómo es el ambiente, las cosas que te han gustado.

Escucha y empápate de lo que se dice, se comenta. Exprime al máximo esas horas!!!

Ofrece siempre mas a tus clientes que tus competidores

Ofrece siempre más que los demás.

Piensa en tu producto como algo mas. Tu producto es algo tangible? pero seguramente tu empresa puede añadir algo que lo haga especial? algo tangible o intangible?

Un ejemplo: Tengo una marca de cosmética. Mis clientes aprecian mis cremas. También que les de formación para poder informar a sus clientes, que comparta fotos de gran calidad, que haga promociones conjuntas para aumentar sus ventas, que siempre les nombre en redes sociales, que puedan realizar pedidos rápidos, etc.

Enumera las ventajas que ofreces a tus clientes y ponlas en un documento, añade valor a tu producto con tu apoyo y servicios adicionales.

Después de la feria

Llega el momento de hacer recuento, de cuadrar el presupuesto, revisar los objetivos y de decidir si ha merecido la pena.

Sigue la promoción

A este paso la promoción parece como el conejito de Duracell. ¡Esto no se acaba nunca! Y por eso se hace tan duro a veces. Por eso nada como tener un sistema.

Toma de contacto y agradecimientos:

Manda una nueva newsletter a tus nuevos contactos, de agradecimiento y haciendo un resumen de la marcha de la feria.

Envía toda la información a los clientes potenciales que te la hayan pedido. Listas de precios, catálogo, condiciones de venta y ese documento de extras tangibles o intangibles que ofreces.

A los ausentes que no se hayan pasado les enviamos también un email lamentando no haber podido verles personalmente. Y les informamos de la marcha de la feria.

Publica de nuevo en redes sociales

Un último ejemplo: Imaginad que vamos a comprar una casa, es una inversión super importante en nuestras vidas. Vamos a considerar todo tipo de cuestiones, ubicación, materiales, quién es el constructor, si el precio y la calidad están ajustadas. Vamos a hacer mil números, considerar opciones distintas, preguntaremos a los vecinos si viven bien en esa zona o bloque, etc. Seremos críticos con nuestra elección y no tomaremos lo primero que nos enseñen. Esta es la actitud con la que pienso que se debe afrontar la asistencia a una feria, salvando las distancias.

Espero que este artículo os pueda servir de guía para preparar una feria que signifique un éxito para vuestras empresas. Cualquier duda, ya sabéis donde encontrarme.

Las fotos están obtenidas de ferias anteriores en Play Time Paris.

Quiero agradecer la inspiración para escribir este artículo a Andy Crestodina y su equipo de Orbit Media, a través de su magnífico estudio sobre blogs y bloggers, que os invito a leer.

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