Contabilidad y Facturación, cómo organizarnos

programas contabilidad en la nube

Comentaba ayer con mi grupo de empresarias en Facebook que la contabilidad es una de las cosas que menos nos suele gustar y que mas tiempo nos quita cuando cada trimestre hay que preparar el IVA, etc. Cómo organizarnos el tema de contabilidad y facturación?

Lo solemos dejar para el final todo y se nos atraganta. O se nos olvidan cosas o cometemos fallos. Y al final esa declaración de IVA se convierte en un proyecto que nos lleva muchísimo tiempo y que entregamos con nervios y por los pelos antes del momento límite.

¿Por qué no nos suele gustar la contabilidad y facturación?

Creo que sentimos que nos roba tiempo de lo principal que para cada uno es el corazon de su negocio. Es decir si eres diseñadora gráfica quieres estar creando para tus clientes y si tienes una tienda quieres estar atendiendo a tus clientes, mirando nuevos productos, etc.

Contabilidad y Facturación
Los programas de contabilidad en la nube pueden ser la solución a tus problemas

Rara vez te apetece ponerte con el IVA o con la declaración de hacienda (a no ser que seas asesor contable o fiscal ; )

Sugerencia de cómo abordar este tema administrativo


Un par de consejos, solemos avanzar en 3 etapas.

  1. Fase 1, en los comienzos del negocio: Nos apañamos con una hoja de Excel y vamos haciendo ahí las anotaciones de todo lo que entra y sale. En mi experiencia a no ser que seais muy organizadas y constantes, el lío al final puede ser importante. La culpa no es de Excel, es una herramienta super potente con la que se pueden hacer verdaderas maravillas. El problema suele estar en el que ejecuta el programa sin mucha consistencia. Así que si estás usando este sistema revisa tu hoja de excel e intenta hacer todas las anotaciones en cuanto sucedan. Suele ayudar el bloquear en tu agenda un momento de la semana para cuestiones administrativas. Pero mi consejo es que pases lo antes posible a la fase 2!
  2. Fase 2: Si ya lleváis un tiempo os aconsejo haceros con un software de contabilidad. Algún programa de contabilidad en la nube por ejemplo. No son caros y os van a ahorrar mas de un problema. Yo llevo usando uno desde hace un par de años y es la mejor inversión que he podido hacer. Todo queda registrado, las declaraciones de IVA están preparadas con solo darle a un botón y lo mismo la declaración de hacienda de final de año. Con el mismo sistema facturo y tengo mi balance y todas las cuentas que me pueda pedir hacienda, sin sustos.
  3. En una tercera fase podéis ampliar este sistema contable con más módulos o contratar a un asesor que os ayude. Es decir la última fase es para empresas mas grandes donde ya hay mucho movimiento y personal.

Qué sistemas uso o recomiendo (y si nos podéis recomendar otros que uséis fenomenal)

Un par de programas de contabilidad en la nube que os pueden servir (no cobro nada por recomendarlos, quiero que conste):

Para las holandesas: https://www.digibtw.nl, son 10 €/mes y estoy feliz como una perdiz. Suena un poco raro pero vivo en Amsterdam y en el grupo de empresarias hay bastantes españolas viviendo aquí. Así que nos aconsejamos mutuamente.
Para las que estáis en España tengo dos recomendaciones que os van a ayudar mucho:

  1. Quipu https://getquipu.com
  2. Sage facturación https://www.sage.com/es-es/sage-business-cloud/contabilidad-y-facturacion/precios/

Ala, contadme como os organizáis, qué sistemas usáis, qué sustos habéis tenido preparando el IVA.

Otra de mis compañeras del grupo que esta en UK me comenta que allí hay otro sistema que ella os recomienda: https://www.xero.com/uk/

Otro consejo final:

  • Pensad bien en qué funcionalidades necesitáis y qué presupuesto tenéis.
  • No os quedéis con lo primero que veis, comparad y preguntad por ahí.
  • Probad la herramienta, normalmente os dejarán un periodo de prueba gratuito de entre 14 a 30 días.
  • Comprobad como funciona el servicio de atención al cliente, si es bueno no solo te resolverán dudas técnicas de la herramienta, también sabrán como aclararte donde rayos tienes que hacer ese asiento contable del que no tienes ni idea como abordar.
  • Usad la herramienta una vez comprada de manera consecuente y regular para sacarle todo el jugo.
  • Aprovechad los cursos que den que suelen ser interesantes.

Creo que esto es todo, no es ni mucho menos un catálogo exhaustivo de programas ni métodos pero espero que os sirva de algo.

Vuestras aportaciones serán muy bienvenidas, qué digo! celebradas.

Si vuestro problema no es la contabilidad sino las VENTAS, otro caballo de batalla para muchos empresarios, os invito a leer aquí.

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